Verkauf eines SHK-Betriebs vorbereiten

Den Verkauf eines SHK-Betriebs vorbereiten heißt vor allem, Zahlen, Verträge und Zuständigkeiten so zu ordnen, dass ein Käufer sie nachvollziehen kann. Die Kammern raten dazu, Jahre vor der Übergabe zu beginnen. Diese Seite zeigt, was sich im SHK-Betrieb ordnen lässt und welche Fehler die Quellen nennen.

Sie richtet sich an Inhaber von SHK-Betrieben. Sie ist keine Betriebsbörse und dient nicht dem Kauf eines Betriebs.

Wann die Vorbereitung beginnt

Die IHK Karlsruhe, eine Industrie- und Handelskammer, setzt die Vorbereitungsphase zwei bis vier Jahre vor der geplanten Unternehmensübergabe an. Nach ihrer Gliederung der Vorbereitungsphase gehören dazu Nachfolgeprofil, Nachfolgeform, Suche, Unternehmenswert, rechtliche und steuerliche Aspekte und die Unterlagen für die Verhandlung. Den Aufwand dafür beziffert die IHK zwischen drei Monaten und mehreren Jahren, je nach Dauer der Nachfolgesuche.

Der Leitfaden der Handwerkskammer Münster (2. Auflage 2021) empfiehlt fünf Jahre Vorlauf für die Betriebsübergabe (S. 8 und 9) und nennt im Zeitplan eine Vorlaufzeit von drei bis fünf Jahren (S. 46).

Beide Angaben betreffen die Übergabe insgesamt und nicht speziell SHK-Betriebe. Wer kürzer plant, kann einzelne Punkte dieser Seite trotzdem abarbeiten. Die Deutsche Handwerks Zeitung (28. Juli 2025) zitiert in ihrem Beitrag zu sieben Fehlern eine Nachfolgeberaterin, die rät, fünf, besser sogar zehn Jahre vor der Abgabe in die Planung einzusteigen. Welche Phasen ein Verkauf durchläuft, beschreibt die Seite Ablauf beim Verkauf eines SHK-Betriebs.

Zahlen und Belege ordnen

Zahlen sind die Grundlage jeder Bewertung. Beim AWH-Standard, den der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) zusammen mit betriebswirtschaftlichen Beratern der Handwerkskammern und Fachverbände entwickelt hat, bilden zunächst die Jahresabschlüsse der letzten vier Jahre die Grundlage. Die Zahlenreihe wird trendgewichtet.

Außerordentliche Aufwendungen und Erträge, die nicht dem Geschäftszweck entsprechen, müssen getrennt erfasst und korrigiert werden (AWH-Handbuch, Version 5.3, Stand 22. Oktober 2025). Für Inhaber und mitarbeitende Familienangehörige setzt das Verfahren einen kalkulatorischen Unternehmerlohn an, also einen Betrag, der für eine familienfremde Arbeitskraft mit gleicher Tätigkeit anfiele.

Für die Vorbereitung folgt daraus:

• Jahresabschlüsse und betriebswirtschaftliche Auswertungen sind vollständig und aktuell. Die IHK Karlsruhe nennt Bilanzen der letzten Jahre sowie die betriebswirtschaftlichen Auswertungen des letzten und des laufenden Jahres.
• Privates und Betriebliches sind getrennt, damit sich Posten wie Fahrzeugkosten, Familienlöhne oder Mieten nachvollziehbar bereinigen lassen. Das Handbuch nennt solche Korrekturen ausdrücklich, diese Seite leitet daraus keinen Wert ab.
• Einmalige Ereignisse sind erklärt, etwa ein Großauftrag oder eine ungewöhnlich hohe Rückstellung. Das ist ein Hinweis dieser Seite und keine Vorgabe des Handbuchs.

Wie sich diese Merkmale auf den Wert auswirken, steht auf der Seite SHK-Betrieb bewerten.

Aufbewahrung. Nach § 257 Abs. 4 HGB sind Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre und die sonstigen Unterlagen wie Handelsbriefe sechs Jahre. Für Buchungsbelege gilt die kürzere Frist seit dem 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz.

Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Frist aber nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Welche Unterlagen der Steuerberater führt und wie sie archiviert werden, klärt der Betrieb mit ihm.

E-Rechnung. Im Geschäft mit anderen inländischen Unternehmern müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können. Für Umsätze der Jahre 2025 und 2026 dürfen Rechnungen nach einer Übergangsregelung noch auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Für Umsätze des Jahres 2027 gilt das nur, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Unabhängig davon ist 2027 ein anderes elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers zulässig, wenn die Rechnung per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird (§ 27 Abs. 38 UStG, Hinweis der IHK Gera vom 15. Januar 2025, Rechtsstand 7. Oktober 2026).

Verträge und offene Aufträge

Viele Verträge wirken über den Verkauf hinaus. Die IHK Karlsruhe nennt in ihrer Unterlagenliste unter anderem Gesellschaftsverträge, Arbeitsverträge, Kredit- und Mietverträge sowie eine Liste der zehn größten Kunden und Lieferanten.

Wartungsverträge. Nach dem ZVSHK ist das Kundendienst- und Wartungsgeschäft für viele Betriebe eine verlässliche Umsatzsäule (Pressemitteilung vom 4. Mai 2026). Geordnet heißt hier: Eine Übersicht zeigt Vertragspartner, Beginn, Laufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung. Bei Verträgen mit Verbrauchern über die regelmäßige Lieferung von Waren oder die regelmäßige Erbringung von Dienst- oder Werkleistungen darf die Laufzeit nach § 309 Nr. 9 BGB in Allgemeinen Geschäftsbedingungen höchstens zwei Jahre betragen. Eine stillschweigende Verlängerung ist nur auf unbestimmte Zeit zulässig, und der Kunde muss das verlängerte Vertragsverhältnis dann jederzeit mit einer Frist von höchstens einem Monat kündigen können. Auch die Kündigungsfrist vor Ablauf der zunächst vorgesehenen Vertragsdauer darf höchstens einen Monat betragen. Diese Fassung gilt für Schuldverhältnisse, die ab dem 1. März 2022 entstanden sind, für ältere gilt die frühere Fassung. Gegenüber Unternehmen findet § 309 BGB nach § 310 Abs. 1 BGB keine unmittelbare Anwendung, es bleibt die Inhaltskontrolle nach § 307 BGB. Ob einzelne Klauseln wirksam sind und ob ein Kunde als Verbraucher gilt, prüft ein Rechtsanwalt. Wie Verträge bei einem Asset Deal übergehen, erklärt die Seite SHK-Betrieb übertragen.

Offene Aufträge und Gewährleistung. Mängelansprüche aus Bau- und Installationsarbeiten verjähren je nach Vertrag nach unterschiedlichen Fristen. Bei einem Bauwerk sind es nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB fünf Jahre. Bei einem Werk, dessen Erfolg in der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache besteht, sind es nach Nr. 1 zwei Jahre. Die VOB/B in der Fassung von 2016 nennt, wenn nichts anderes vereinbart ist, vier Jahre für Bauwerke und zwei Jahre für andere Werke dieser Art und für vom Feuer berührte Teile von Feuerungsanlagen. Die Fristen beginnen jeweils mit der Abnahme. Ob ein einzelner Auftrag ein Bauwerk betrifft und welche Regeln gelten, hängt vom Vertrag und vom Einzelfall ab.

Die Verjährung läuft nach einem Verkauf weiter. Wer die Ansprüche trägt, hängt von der Gestaltung des Verkaufs ab, das beschreibt die Seite SHK-Betrieb übertragen. Eine Liste der laufenden Aufträge und der abgenommenen Arbeiten mit ihren Fristen zeigt dem Käufer, womit er je nach Gestaltung rechnen muss.

Miete, Leasing, Versicherungen. Mietverträge für Betriebsräume, Leasingverträge für Fahrzeuge und Versicherungen sollten mit Laufzeiten und Kündigungsfristen erfasst sein. Die Checkliste der Handwerkskammer Oldenburg (Stand 1. September 2022) führt unter anderem die Auflistung aller Versicherungsverträge auf.

Abhängigkeit vom Inhaber verringern

Die IHK Karlsruhe schreibt: Je stärker Wissen, Kontakte und Prozesse an die Unternehmerin oder den Unternehmer gebunden sind, desto schwieriger ist eine Übergabe. Die Broschüre der Handwerkskammern Baden-Württemberg (Stand August 2021) formuliert, je stärker ein Unternehmen vom Inhaber abhänge, desto größer sei das Risiko für einen Nachfolger und desto geringer der Wert. Sie nennt als Prüfpunkt, ob es einen Stellvertreter oder eine zweite Führungsebene gibt.

Der AWH-Standard bewertet die Inhaberabhängigkeit anhand von zehn Kriterien, darunter wichtige Kunden, technisches und kaufmännisches Know-how, Arbeitsablauf und Arbeitssteuerung, produktive Mitarbeit und Stellvertreterregelungen. Daraus lassen sich Fragen an den eigenen Betrieb ableiten:

• Wer kalkuliert Angebote, und wer könnte es, wenn der Inhaber ausfällt?
• Welche Kunden haben ihren Ansprechpartner nur im Inhaber?
• Wer entscheidet auf der Baustelle, und wer führt Gespräche mit Hausverwaltungen, Lieferanten und der Bank?
• Wie viel arbeitet der Inhaber produktiv mit, statt zu steuern?

Die Leitfäden der Handwerkskammern Münster und Oldenburg raten, rechtzeitig eine Stellvertretung oder eine zweite Führungsebene aufzubauen. Ein Verkauf ist dafür keine Voraussetzung, und der Betrieb ist damit besser auf einen Ausfall vorbereitet. Wer das Team als Weg der Nachfolge in Betracht zieht, findet die Grundlagen auf der Seite Nachfolge im SHK-Betrieb.

Ausfall des Inhabers. Die IHK Heilbronn-Franken schreibt, General- und Vorsorgevollmacht würden häufig aufgeschoben oder fehlten ganz, gehörten aber zu einer wirksamen Notfallplanung. Die Handwerkskammer Dortmund beschrieb 2020 einen Notfallordner für Handwerksunternehmen und wies darauf hin, dass schon der Ausfall des Entscheiders für wenige Wochen die Existenz des Betriebs gefährden kann, wenn Handlungsbefugnisse nicht vorab geregelt sind. Vollmachten, Vertretungsregelung und ein Notfallordner sind demnach Teil der Vorbereitung. Welche Vollmacht für Einzelunternehmen oder GmbH ausreicht, klärt ein Rechtsanwalt oder Notar. Was nach dem Tod oder beim Ausfall des Inhabers für Betrieb und Handwerksrolle gilt, beschreibt die Seite Notfallplan für den SHK-Betrieb.

Team und Nachweise

Für Käufer sind Fachkräfte, Betriebszugehörigkeit und Qualifikationen in der Regel von Interesse. Ordnen lässt sich eine Übersicht mit Qualifikation, Eintrittsdatum und Aufgabe je Mitarbeiter, dazu die Arbeitsverträge. Besondere Qualifikationen im SHK-Handwerk sind Meisterbrief, Sachkundebescheinigung für Tätigkeiten mit fluorierten Treibhausgasen und die Eintragung im Installateurverzeichnis des Netzbetreibers oder Versorgungsunternehmens. Wie sich ein Inhaberwechsel darauf auswirkt, beschreibt die Seite SHK-Betrieb übertragen.

Der Leitfaden der Handwerkskammer Münster rät, die Mitarbeiter rechtzeitig, schriftlich und umfassend über die geplante Betriebsübergabe zu informieren. Die IHK Karlsruhe ordnet eine Kommunikationsstrategie für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten der Verhandlungsphase zu. Wann wer vom Verkauf erfährt und was § 613a BGB verlangt, steht auf der Seite zum Ablauf.

Fuhrpark, Lager und Betriebsgrundstück

Fuhrpark, Werkzeug und Lager. Der AWH-Standard rechnet das betriebsnotwendige Anlagevermögen und den betriebsnotwendigen Waren- und Materialbestand zum Wert, und er korrigiert überhöhten Kfz-Aufwand. Die Oldenburger Checkliste nennt eine Inventarliste und die Aufstellung des Warenbestands. Eine Übersicht mit Fahrzeugen, Geräten, Werkzeug und Lager samt Alter, Zustand, Eigentum oder Leasing und Wert lässt sich während des Jahres pflegen. Dazu gehört auch, was nicht mehr verwendbar ist.

Betriebsgrundstück. Gehören Grundstück und Gebäude dem Inhaber, ist das eine eigene Frage. Der Leitfaden der Handwerkskammer Münster stellt sie so: Werden die betrieblich genutzten Grundstücke und Gebäude ebenfalls übertragen, oder sollen sie an den Nachfolger vermietet werden? Nach dem Leitfaden können auch einzelne Wirtschaftsgüter wie Grundstücke zurückbehalten und in das Privatvermögen überführt werden. Der AWH-Standard bewertet den Betrieb ohne Betriebsgrundstück und Gebäude und setzt bei eigenem Grund die Miete als kalkulatorischen Wert an, weil sie sonst im Gewinn enthalten wäre. Die Handwerkskammer Oldenburg warnt beim Verkauf von Gesellschaftsanteilen zur Vorsicht, wenn eine Betriebsaufspaltung vorliegt, also die Aufteilung in Betriebs- und Besitzgesellschaft. Steuerliche Folgen gehören vor der Entscheidung in die Beratung des Steuerberaters.

Auch der Standort kann ein Prüfpunkt sein. Münster fragt, ob sich der Standort durch einen langfristigen Miet- oder Pachtvertrag sichern lässt.

Unterlagen für die Verhandlungen

Welche Unterlagen für die Bewertung nötig sind, steht auf der Seite SHK-Betrieb bewerten. Für die Verhandlungsphase nennt die IHK Karlsruhe darüber hinaus:

• Verträge und Vereinbarungen, Liste der zehn größten Kunden und Lieferanten
• betriebliche Steuererklärungen, Steuerbescheide und Betriebsprüfungsberichte von Finanzamt und Rentenversicherung
• ISO-Zertifikate, Lizenzen und Patente sowie Nachweise zu Corona-Hilfen
• als vorteilhaft Unbedenklichkeitsbescheinigungen von Finanzamt und Sozialversicherungsträgern und bei Kapitalgesellschaften eine Negativbescheinigung des Insolvenzgerichts

Als Exposé beschreibt die IHK ein kompaktes Dokument mit Unternehmensprofil, Leistungen, Markt, Finanzkennzahlen im Auszug, Verkaufsgrund, Verkaufsumfang, Chancen für Käufer und Kontaktdaten. In ihrem Zeitplan nennt die IHK, die Unterlagen für die Verhandlungen vorzubereiten und regelmäßig zu aktualisieren.

Nach Handwerksblatt (15. April 2025, mit Experten der Handwerkskammern Potsdam und Koblenz) werden Jahresabschlüsse besser erst bei konkretem Interesse übergeben. Zuvor sollte eine Verschwiegenheitserklärung unterzeichnet sein, wie die IHK Karlsruhe schreibt. Muster dafür enthält diese Seite nicht.

Berater früh einbinden

Typische Fehler

Die Quellen nennen wiederkehrende Fehler. Sie betreffen Übergaben im Handwerk allgemein. In den gesichteten Quellen finden sich keine SHK-spezifischen Zahlen dazu.

• Zu spät beginnen. Der DIHK-Report Unternehmensnachfolge 2025 nennt als einen Grund für schlechte Vorbereitung, dass sich Inhaber zu spät mit dem Vorhaben beschäftigen. Die Deutsche Handwerks Zeitung (28. Juli 2025) führt die zu späte Vorbereitung unter sieben Fehlern auf.
• Den Wert überschätzen. Nach dem Leitfaden der Handwerkskammer Münster macht ein überhöhter Kaufpreis die Suche schwierig. Die Handwerkskammer Oldenburg schreibt, der Wert werde regelmäßig überschätzt. Die IHKs berichten im DIHK-Report 2025, dass ein Teil der beratenen Inhaber einen überhöhten Kaufpreis fordert.
• Keinen Notfallplan haben. Die Handwerkskammer Oldenburg warnt, ohne entsprechende Regelungen sei ein Betrieb im Notfall nach kurzer Zeit nicht mehr überlebensfähig. Der DIHK-Report 2025 nennt als Befund, dass die Mehrheit der beratenen Inhaber keinen Notfallkoffer gepackt hat.
• Alles am Inhaber lassen. Je stärker der Betrieb vom Inhaber abhängt, desto größer ist nach den Handwerkskammern Baden-Württemberg das Risiko für den Nachfolger.
• Investitionen aufschieben. Die Deutsche Handwerks Zeitung schreibt, das Hinauszögern von Veränderungsprojekten oder Investitionen setze die nächste Generation unter Handlungsdruck. Das ist die Einschätzung der im Artikel befragten Experten, keine Angabe einer Kammer.
• Nicht loslassen. Der DIHK-Report 2025 nennt als Befund, dass es einem Teil der beratenen Inhaber schwerfällt, emotional loszulassen.

Welche Prozentwerte der DIHK-Report nennt, hängt vom Berichtsjahr ab. Für die Planung zählt die Richtung, nicht die Zahl.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ein Inhaber mit der Vorbereitung beginnen?

Die IHK Karlsruhe lässt die Vorbereitungsphase zwei bis vier Jahre vor der Übergabe beginnen. Die Handwerkskammer Münster empfiehlt in ihrem Leitfaden fünf Jahre Vorlauf und nennt im Zeitplan drei bis fünf Jahre. In den gesichteten Quellen findet sich keine SHK-spezifische Angabe.

Wie lange müssen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden?

Nach § 257 Abs. 4 HGB zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige Unterlagen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem etwa der Jahresabschluss festgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Beleg entstanden ist. Nach der Abgabenordnung läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für noch nicht festsetzungsverjährte Steuern von Bedeutung sind. Wer sie nach einem Verkauf aufbewahrt, klärt der Steuerberater.

Gehört das Betriebsgrundstück zum Verkauf?

Nicht zwingend. Den Handwerkskammern zufolge kommen drei Wege in Betracht: das Grundstück mitübertragen, an den Nachfolger vermieten oder behalten. Welcher passt, hängt vom Einzelfall und von den steuerlichen Folgen ab.

Wann sollte der Steuerberater einbezogen werden?

Nach der IHK Karlsruhe sollten rechtliche und steuerliche Fragen vor dem Beginn des gesamten Nachfolgeprozesses mit externen Beratern besprochen werden, darunter dem Steuerberater. Er kennt die Zahlen des Betriebs und kann einschätzen, welche steuerlichen Fragen anstehen.